Как оптимизировать закупки клиники

Практические шаги для экономии и стабильных поставок

Закупки — один из ключевых процессов, влияющих на финансовую устойчивость медицинского учреждения. Любая клиника ежедневно использует расходные материалы, лекарства, инструменты, дезсредства, бумажную продукцию и множество сопутствующих товаров. При отсутствии системного подхода расходы растут незаметно: появляются срочные закупки «по факту», увеличиваются потери на списаниях и возникают простои из-за нехватки критически важных позиций.

Оптимизация закупок — это не простое сокращение бюджета, а грамотное управление потребностями клиники, поставками и складом. Ниже разберём эффективные методы, которые помогают снижать затраты без потери качества и безопасности.

 

Оптимизировать закупки

 

1. Проведите аудит потребностей клиники

Первый шаг — понять, что именно и в каких объёмах клиника потребляет.

Рекомендуется собрать информацию по:

• расходу материалов по кабинетам и отделениям;
• сезонным колебаниям (ОРВИ, прививки, диспансеризация);
• закупочным ценам по каждой позиции;
• частоте списаний и причин потерь.

После аудита можно разделить товарные позиции на 3 группы:

1. критически важные (перчатки, шприцы, системы, дезинфекция);
2. регулярно расходуемые;
3. редкие и специфические.

Это позволяет сделать закупки управляемыми и прогнозируемыми.

2. Внедрите нормативы расхода и лимиты

Одна из причин перерасхода — отсутствие нормирования. Если каждый кабинет заказывает «с запасом», склад быстро превращается в хаотичное хранилище, где сложно контролировать остатки.

Оптимальный подход:

• установить норматив расхода на неделю/месяц;
• закрепить ответственного за выдачу и учёт;
• внедрить лимиты с возможностью обоснованного повышения при необходимости.

Так клиника сохраняет контроль и предотвращает избыточные закупки.

Оптимизировать закупки

 

3. Сократите количество поставщиков и консолидируйте заказы

Работа с большим количеством поставщиков часто приводит к:

• разным ценам на одинаковые товары;
• сложному документообороту;
• росту логистических расходов;
• отсутствию системной скидки.

Рациональная оптимизация закупок заключается в консолидации:

• выбрать 1–3 надёжных партнёров по основным категориям;
• объединять закупки в комплексные поставки;
• получать оптовые условия и стабильное наличие на складе.

Для клиники это снижает административные затраты и повышает предсказуемость поставок.

 

 

4. Управляйте складом: FIFO и контроль сроков годности

Списания из-за просрочки — один из самых распространённых источников потерь. Особенно это актуально для дезсредств, тест-систем и стерильных изделий.

Что помогает:

• принцип FIFO (первым поступило — первым используется);
• маркировка партий и сроков;
• регулярная ревизия склада;
• правильное хранение по условиям производителя.

Если клиника ведёт контроль остатков и сроков, снижается риск списаний и внезапной нехватки материалов.

5. Уберите «срочные закупки» через планирование

Экстренные закупки почти всегда дороже:

• цена выше;
• выбор ограничен;
• доставка срочная и затратная;
• закупщик тратит больше времени.

Чтобы этого избежать:

• вести план закупок на 1–3 месяца;
• формировать минимальный страховой запас;
• автоматически отслеживать критические остатки.

Такая система делает закупки стабильными, а клинику — устойчивой к скачкам спроса.

6. Стандартизируйте ассортимент

Часто клиника покупает одинаковые товары разных брендов и характеристик, что усложняет склад, повышает риск ошибок и мешает экономии.

Стандартизация включает:

• утверждение перечня допустимых позиций (перчатки, шприцы, салфетки);
• выбор оптимальных характеристик (плотность, размеры, формы);
• фиксирование «рекомендованных товаров» для каждого кабинета.

Это даёт экономию за счёт опта и упрощает логистику.

7. Внедрите цифровой учёт закупок

Даже простой Excel или облачная таблица может сильно помочь, если в ней отражены:

• остатки;
• средний расход;
• сроки годности;
• история поставок и цены.

Далее клиника может перейти на:

• складские программы,
• системы автоматизации закупок,
• интеграцию с бухгалтерией.

Чем выше прозрачность данных — тем эффективнее оптимизация.

Оптимизировать закупки

 

Оптимизация закупок — важный инструмент управления затратами. Для клиники она даёт:

• снижение расходов на закупки и логистику;

• уменьшение списаний;

• отсутствие дефицита расходников;

• стабильную работу кабинетов и процедур;

• прозрачный контроль качества и остатков.

Системный подход к закупкам помогает не только экономить, но и повышать уровень сервиса и безопасности пациентов.